Tietosuojaseloste

Kiinteistöpalvelu Tim Turunen Oy:n asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden, alihankkijoiden ja muiden yhteistyökumppaneiden sekä näiden edustajien tietosuojaseloste

Päivitetty viimeksi 25.5.2022

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten käsittelemme henkilötietoja asiakkaistamme, potentiaalisista asiakkaista, alihankkijoista ja muista liikekumppaneista sekä näiden edustajista, joiden kanssa meillä on asiakas- tai liikesuhde taikka tavoitteena luoda sellainen.

Rekisterinpitäjät

Henkilötietojesi rekisterinpitäjä on PHM Group Services Oy (3125932-2) ja sen kanssa samaan konserniin
kuuluvat konserniyhtiöt (”PHM Group” tai ”Me”), kuten Kiinteistöpalvelu Tim Turunen Oy. Alla olevassa
taulukossa on kuvattu rekisterinpitäjyyttä tietotyypeittäin.

Yhteystiedot

Kiinteistöpalvelu Tim Turunen Oy
c/ o PHM Group Services Oy
Takomotie 1-3
00380 Helsinki
Puh. 010 270 8001
Sähköposti: tietosuoja@phmgroup.com

Mihin käyttötarkoituksiin ja millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakas- tai yhteistyösopimukseen tai PHM Groupin oikeutettuun etuun, sopimukseen sekä suostumukseesi.

Henkilötietojen käyttötarkoitus on:

Asiakkaiden, alihankkijoiden ja yhteistyökumppaneiden sekä näiden edustajien osalta:

• Asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden välisen suhteen hoitaminen, ylläpito, kehittäminen, laskutus, analysointi ja tilastointi;
• asiakasviestintä;
• Extranet-palveluportaalin tarjoaminen ja ylläpito organisaatiokäyttäjille sekä käyttäjien tunnistaminen ja käyttöoikeushallinta;
• liiketoiminnan ja palveluiden suunnitteleminen ja kehittäminen;
• väärinkäytösten, petosten ja muiden rikosten havainnointi, estäminen ja selvittäminen;
• myynti- ja markkinointitapahtumien järjestäminen;
• mielipide- ja markkinointitutkimuksien toteuttaminen;
• uutiskirjeiden vastaanottaminen; sekä
• suoramarkkinointi sekä verkkomainonnan kohdentaminen.

Potentiaalisten asiakkaiden ja näiden edustajien osalta

• Myynti- ja markkinointitapahtumien järjestäminen;
• mielipide- ja markkinointitutkimuksien toteuttaminen;
• uutiskirjeiden vastaanottaminen; sekä
• suoramarkkinointi, verkkomainonnan kohdentaminen.

Millaisia henkilötietoja käsittelemme ja mistä keräämme tiedot?

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja asiakkaista, alihankkijoista, yhteistyökumppaneista, näiden edustajista sekä potentiaalisista asiakkaista.

Asiakkaan, alihankkija, yhteistyökumppanin sekä näiden edustajien tiedot:

• Etu- ja sukunimi;
• henkilötunnus;
• edustamasi yritys tai yhteisö ja ammattinimikkeesi;
• yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja edustamasi yhteisön osoite.
• asiakashistoria (esim. materiaalitilaukset, tilaisuuksiin ja tapahtumiin osallistuminen);
• Extranet-palveluportaalin organisaatiokäyttäjien palvelun käyttöön ja käyttöoikeushallintaan liittyvät tiedot, kuten käyttäjätunnus ja salasana;
• laskutus- ja maksutiedot sekä perintään liittyvät tiedot;
• mahdolliset puhelutallenteet
• yhteydenpitoon liittyvät tiedot (esim. sähköiset asiointilomakkeet, chat-viestit);
• markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot esim.uutiskirjeentilaus;
• markkinointiluvat ja -kiellot;
• evästeiden kautta saamamme tiedot; sekä
• mahdolliset muut sinun itsesi antamat muut tiedot.

Asiakkuuteen, alihankkija- tai yhteistyösuhteeseen liittyvät tiedot kerätään sinulta itseltäsi. Lisäksi voimme pyynnöstäsi kerätä tietoja ulkoisen palveluntarjoajan palveluista (erityisesti AlmaTalent ovenavauspalvelussa). Siltä osin kuin edustat tällaista yhteisöä (esimerkiksi alihankkijan työntekijä), käsittelemme tietojasi oikeutetun edun perusteella ja saamme nämä tiedot edustamasi yhteisön kautta. Tietojen kerääminen perustuu pääsääntöisesti sopimukseen. Ilman olennaisia yllälueteltuja tietoja asiakkuus-, alihankkija- tai yhteistyösuhteeseen ei tavallisesti voida ryhtyä. Voit kuitenkin itse vaikuttaa ei välttämättömän tiedon osalta siihen, millaisia tietoja keräämme ja miten niitä käsittelemme.

Potentiaalisten asiakkaiden tiedot

• Etu- ja sukunimi;
• yhteystieto, kuten sähköpostiosoite; sekä
• asema ja rooli edustamassasi yhteisössä.

Potentiaalisten asiakkaiden tietoja kerätään pääsääntöisesti joko sinulta itseltäsi, esimerkiksi verkossa täytettyjen lomakkeiden perusteella. Voimme myös hakea tietoja julkisista lähteistä, kuten yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä. Lisäksi käytämme sivustollamme evästeitä, joista saat lisätietoja

Etusivu

Mille tahoille siirrämme tai luovutamme tietoja? Siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Voimme luovuttaa tietojasi voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa muun muassa liiketoimintakauppojen yhteydessä sekä valikoiduille yhteistyökumppaneille palvelun tuottamiseksi, ellet kiellä tietojesi luovuttamista.

Käytämme seuraavien palvelujen osalta palveluntarjoajia:

• Asiakas- ja yhteistyökumppanitietojen ylläpito
• Extranet-palveluportaalin ylläpito
• uutiskirjeen lähetyslistojen ylläpito ja uutiskirjeen lähettäminen (Postiviidakko)
• mahdollinen puheluiden tallentaminen
• tilaisuuksiin osallistujien tietojen ylläpitoon ja käsittelyyn

Solmimme kaikkien palveluntarjoajiemme kanssa sopimuksen henkilötietojen käsittelystä. Kukin palvelutarjoaja käsittelee tietosuojasopimuksen mukaisesti henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen kyseisen palvelun tarjoamiseksi.

Mikäli PHM Group on mukana yritysjärjestelyissä, tietoja saatetaan luovuttaa kolmansille tahoille. Tässäkin tapauksessa tietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Emme lähtökohtaisesti siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Käytämme kuitenkin sellaisia evästeitä, jotka saattavat siirtää tietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle. Tarkempia tietoja evästeiden käytöstä sivuillamme saat https://kiinteistopalvelutimturunen.fi/

Miten suojaamme tietoja ja kuinka kauan säilytämme niitä?

Tiedot säilytetään tietojärjestelmissämme, joissa käytetään sekä teknisiä että organisatorisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Tietojen käyttöoikeus on rajattu vain sellaisille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä suorittamiseksi ja silloinkin vain heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Tietoja ei käytetä profilointiin, eikä käsittely sisällä automaattista päätöksentekoa. Kolmannen osapuolen evästeiden osalta lisätietoja https://kiinteistopalvelutimturunen.fi/

Säilytämme tietoja lähtökohtaisesti koko asiakas-, alihankkija- ja yhteistyösuhteen ajan. Lisäksi säilytämme tietoja lakisääteisen vaatimuksen perusteella kirjanpitolainsäädännön vaatiman ajan, vähintään kuusi vuotta. Yksittäisissä tapauksissa voimme säilyttää tietoja kauemmin oikeusvaateen esittämiseksi, sellaiselta puolustautumiseksi tai siltä suojautuaksemme.

Potentiaalisten asiakkaidemme tietoja säilytämme siihen asti, kunnes vastustat tietojesi käsittelyä tai perut suostumuksesi.

Oikeutesi rekisteröitynä tietojen käsittelyyn liittyen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.

Rekisteröitynä sinulla on seuraavat oikeudet:

Sinulla on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy tietoihisi ja oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
  Sinulla on oikeus tietää, käsitelläänkö henkilötietojasi vai eikö niitä käsitellä sekä tarkastaa itseäsi koskevat tiedot.

• Oikeus oikaista tietosi
  Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään.

• Oikeus poistaa tietosi
  Sinulla voi olla joissain tapauksissa oikeus poistaa tietosi.

• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamisoikeus

  Sinulla voi joissain tapauksissa olla oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä sekä pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista.
  Suoramarkkinoinnin osalta sinulla on aina oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin

• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  Siltä osin, kuin käsittelemme tietojasi sopimuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti, sinulla on oikeus saada itseäsi koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut meille jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

• Oikeus peruuttaa suostumus
  Sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamasi henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus. Suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta ennen peruutusta tehtyyn tietojenkäsittelyn laillisuuteen.

• Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle
  Sinulla on oikeus tehdä kantelu toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos katsot ettei tietosuojalainsäädäntöä ole noudatettu henkilötietojesi käsittelyssä. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu.